Para iniciarmos o assunto substituição tributária…

O que acontece quando juntamos um conceito constitucional confuso a uma das maiores obrigações tributárias do país que está sujeita a diversas regulamentações estaduais diferentes?

A resposta é o ICMS-ST, o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços no regime de substituição tributária.

Devido a todas as legislações envolvidas o tema é complexo e longo, mas fique tranquilo! Não estamos aqui para criticar o regime, e sim para jogar luz sobre esse assunto tão constante no dia a dia de diversos contadores.

Se sua empresa recolhe ICMS, saber tudo sobre o tema e ficar atento as constantes revisões é essencial para se proteger de possíveis infrações e multas. Vamos te ajudar.

O que é a Substituição Tributária?

A substituição tributária é um regime previsto na Constituição Federal de 1988, artigo 150, § 7º. Veja abaixo:

§ 7º A lei poderá atribuir a sujeito passivo de obrigação tributária a condição de responsável pelo pagamento de imposto ou contribuição, cujo fato gerador deva ocorrer posteriormente, assegurada a imediata e preferencial restituição da quantia paga, caso não se realize o fato gerador presumido. (Incluído pela Emenda Constitucional nº 3, de 1993)

Em resumo, o artigo estabelece que é possível a lei fazer de alguém responsável por pagar um imposto cujo fato gerador não seja de sua responsabilidade nem ainda tenha acontecido, desde que a mesma garanta e restituição caso o fato não aconteça.

Com a permissão da constituição e a benção do STF, o regime é aplicado a impostos em âmbito federal e estadual, como o IPI e principalmente o ICMS.

Explicando nesses temos, pode ser que a prática do governo não fique perfeitamente clara, portanto, vamos simplificar e contextualizar um pouco mais.

O que realmente acontece?

Na prática, o Estado usa essa possibilidade constitucional, para concentrar a cobrança do ICMS em apenas um membro da cadeia produtiva de um produto, fazendo com que ele pague antecipadamente, o imposto que seria coletado apenas nas movimentações posteriores ou anteriores do mesmo produto.

Um contribuinte age como substituto de seus pares e coleta não somente o imposto referente a sua movimentação, mas também o referente as movimentações posteriores. Vamos deixar ainda mais simples.

O ICMS é devido em todas as movimentações de um produto, desde a sua manufatura, até sua venda ao consumidor final. No entanto, nesse processo muita coisa acontece. Tomemos, por exemplo, um produto que é vendido ao distribuidor, que o vende a um atacadista, que vende ao varejista, que finalmente vende ao consumidor final.

O ICMS incide sobre todas essas operações, no entanto, o estado opta por taxar apenas o fornecedor do produto exatamente o que cobraria de todos os membros da cadeia produtiva.

Pode parecer que a substituição tributária poderia ser explicada meramente dizendo que apenas um membro da cadeia produtiva será tributado. No entanto, isso não poderia estar mais errado.

No nosso exemplo em questão, o fornecedor é apenas o substituto dos demais, e coleta o imposto referente as movimentações futuras que eles farão. O que termina por onerar toda a cadeia produtiva do mesmo jeito.

Essa explicação costumeiramente leva a duas indagações, as quais queremos responder rapidamente.

Como o imposto sobre eventos futuros pode ser calculado, se o valor dos mesmos é desconhecido?

Para resolver esse gigante problema, as unidades federativas utilizam várias ferramentas para tentar prever os custos futuros da venda e transporte de produtos. Como resultado, tabelas com alíquotas são publicadas e atualizadas de acordo com as variações no mercado.

Recai sobre o substituto a obrigação de calcular o valor estimado das movimentações futuras para coletar o imposto de acordo com a legislação de cada estado.

Esse malabarismo vale a pena para o Estado?

De forma curta, vale muito a pena. Através da substituição tributária os seguintes benefícios são alcançados.

• Recebimento adiantado da receita
• Redução da inadimplência
• Simplificação do sistema tributário
• Simplificação da fiscalização

Redução de custos administrativos

Tipos de Substituição Tributária

Até aqui utilizamos o exemplo da empresa fornecedora ou importadora arcar com os custos do imposto referentes a toda a cadeia. Fizemos isso porque essa é a substituição mais frequente, em especial no caso do ICMS. No entanto, essa não é a única hipótese de substituição tributária existente. Conheça todos os tipos.

Substituição para frente

A mais comum, e a que mencionamos até agora. Nela, os tributos relativos a fatos geradores futuros são arrecadados antecipadamente mediante a uma base de cálculo presumida.

Substituição para trás

Ocorre o contrário. Apenas a última pessoa que participa da cadeia de circulação da mercadoria é responsável por pagar o tributo de maneira integral.

Substituição de fato

Nessa modalidade, a substituição acontece sem uma antecipação ou um atraso. Simplesmente, um dos contribuintes participantes de um negócio jurídico paga o tributo que era devido pelo outro.

Por exemplo, o tomador de um determinado serviço coleta o imposto devido pelo prestador do serviço. Caso comum na prestação de serviços de transporte e frete.

Para compreendermos melhor quem está obrigado ao regime ICMS-ST e como será feita a tributação, precisaremos nos aprofundar mais na norma.

Quem está obrigado ao regime ICMS-ST?

A incidência da substituição tributária sobre o ICMS é definida exclusivamente em relação ao produto movimentado.

Aqui é importante ficar atento. Não são todos os produtos industrializados estão sujeitos ao regime de recolhimento via substituição tributária. O Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) mantêm uma lista com todos os produtos e seus códigos de substituição tributária, chamados CEST.

Atualmente a lista é definida pelo Convênio ICMS 142/18 que já sofreu 4 alterações somente esse ano. Devido à quantidade enorme de produtos listados, é inviável compartilharmos aqui a lista. No entanto, compartilharemos os principais segmentos abordados por ela.

INSERIR TABELA

Se sua empresa opera em um desses segmentos é indispensável você se debruçar melhor sobre os produtos mencionados na lista do Confaz. Contudo, é preciso mencionar que a presença de determinado produto na lista é meramente autorizativa.

O ICMS é um imposto estadual, e as unidades federativas podem ou não incluir os produtos autorizados no regime. São também as legislações estaduais que definem quais membros da cadeia produtiva serão os substitutos, e como será feito o recolhimento.

Infelizmente, não podemos dizer que se adequar ao regime se trata de algo simples, visto que os contadores devem ficar atentos às legislações federais, estaduais, convênios interestaduais e todas as suas atualizações.

Fica ainda pior quando surge a necessidade de se equilibrar no período entre as constantes atualizações do Confaz, e as conseguintes revisões estaduais necessárias.

Quando não se aplica o ICMS-ST?

Apesar de ser impossível listar em um artigo todas as situações em que o ICMS com substituição tributária é aplicável, podemos através das normas federais mencionar hipóteses em que ele definitivamente não se aplica.

• Nas operações que destinem mercadorias a sujeito passivo por substituição da mesma mercadoria. Ex.: saída de fabricante de lâmpada para outra indústria de lâmpadas.
• Nas transferências para outro estabelecimento, exceto varejista, do sujeito também passivo por substituição, hipótese em que a responsabilidade pela retenção e recolhimento do imposto recairá sobre o estabelecimento que promover a saída da mercadoria com destino a empresa diversa.
• Nas operações que destinarem mercadorias para utilização em processo de industrialização.

Se levando em consideração a legislação de seu estado de origem e do estado do destino de um produto a obrigação do pagamento do imposto recair sobre sua empresa, será também sua responsabilidade calculá-lo corretamente.

Cálculo da substituição tributária do ICMS

Nos casos de substituição tributária para trás e de fato, fica simples calcular o ICMS, afinal, os valores das movimentações já estão disponíveis. Mas como uma empresa deve calcular os impostos relativos a fatos geradores futuros? Que valor usar como base?

No caso da substituição tributária para frente, uma base de cálculo terá de ser definida, e embora até mesmo isso varie de estado para estado, de forma geral, o número base é composto pelos seguintes valores:

• Valor da operação ou prestação própria realizada pelo substituto tributário ou pelo substituído
• Montante dos valores de seguro, de frete e de outros encargos cobrados
• Margem de valor agregado (MVA) relativa às operações ou prestações subsequentes, que é determinada em cada legislação estadual

Só com a base de cálculo definida é possível calcularmos o valor do ICMS-ST.

A este valor será aplicada a alíquota interna prevista pelo estado de destino do produto. O valor resultante corresponderá ao ICMS total que será pago pelo substituto. Desse valor deverá ser deduzido o ICMS correspondente a sua própria operação para que se chegue ao montante devido no regime de ICMS-ST.

Fórmulas para cálculo do ICMS-ST

As fórmulas para realização do cálculo descrito na seção anterior são as seguintes.

ICMS Inter = Alíquota de ICMS devida no próprio estado.

ICMS Intra = alíquota de ICMS aplicada dentro do estado de destino. É a alíquota na qual a empresa que está comprando a mercadoria usaria para vender dentro de seu próprio estado.

MVA = Margem de valor agregado, valor percentual divulgado nas tabelas de cada estado.

Base do ICMS Inter = Valor do produto + Frete + Seguro + Outras Despesas Acessórias – Descontos
Valor do ICMS Inter = Base ICMS Inter * (Alíquota ICMS Inter / 100)

Base do ICMS ST = (Valor do produto + Valor do IPI + Frete + Seguro + Outras Despesas Acessórias – Descontos) * (1+(MVA / 100)

Valor do ICMS ST = (Base do ICMS ST * (Alíquota do ICMS Intra / 100)) – Valor do ICMS Inter

Casos em que o cálculo da substituição tributária pode ser feito sem a utilização da MVA

Em casos em que o uso da MVA não for necessário, o processo de cálculo é simplificado. Tais como:

• Quando o preço do produto for estabelecido por órgão público competente que estipula um preço final (único ou máximo) ao consumidor.
• Em produtos cujo preço final ao consumidor é sugerido pelo fabricante ou importador.
• Quando a unidade federativa solicitar o uso de preço de venda ao consumidor final usualmente praticado no mercado por ela definido.

Como e quando deve ser recolhido o ICMS-ST

Como mencionamos o recolhimento do imposto será feito pelo contribuinte caracterizado pela legislação como substituto e ocorre de duas formas.

• Em operações meramente intraestaduais são utilizados documentos específicos definidos pela legislação da unidade federativa.
• Em operações interestaduais, deverá ser usada a GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais)

Prazo para o pagamento do ICMS devido em substituição tributária

Novamente precisaremos mencionar que essa definição é de liberdade das legislações estaduais.

No entanto, apesar da liberdade concedida, o Convênio ICMS 142/2018 define regras em relação aos prazos que devem ser seguidas na ausência de um posicionamento diferente por parte da unidade federativa.
Fazendo menção direta ao convênio, os prazos para o pagamento do ICMS-ST são:

I – o dia 9 (nove) do mês subsequente ao da saída do bem e da mercadoria, em se tratando de sujeito passivo por substituição inscrito no cadastro de contribuinte do ICMS da unidade federada de destino.

II – a saída do bem e da mercadoria do estabelecimento remetente, em se tratando de sujeito passivo por substituição não inscrito no cadastro de contribuinte do ICMS da unidade federada de destino.

III – o dia 2 (dois) do segundo mês subsequente ao da saída do bem e da mercadoria, na hipótese de responsabilidade por substituição tributária atribuída a optante pelo Simples Nacional, inscrito na unidade federada de destino.

Penalidades e multas decorrentes da inadimplência

Apesar de ser um assunto extremamente complicado e regulado por diversas legislações, as consequências de cometer erros no regime de substituição tributária são graves. Sua empresa será tachada como inadimplente, poderá sofrer processos e ter que arcar com multas de até 100% do valor do imposto.

Se esse tema é de tanta importância para empresas e contadores, qual é a forma mais fácil de garantir perfeita adesão ao regime e não ser penalizado?

Melhores formas de calcular o ICMS-ST

A princípio, vale ressaltar que a participação de um contador no processo é indispensável. Mas mesmo um profissional de qualidade verá muitos benefícios em optar por formas automatizadas de calcular o imposto.

Listamos os principais tipos de solução disponíveis no mercado para te ajudar a fazer tudo certo no regime de substituição tributária.

Planilhas

Não é preciso ir muito longe para encontrar boas planilhas pré-prontas para o cálculo completo do ICMS-ST. Contadores são também capazes de elaborar suas próprias planilhas.

A deficiência dessa solução é que as constantes revisões na legislação farão necessárias atualizações na planilha.

Sistemas Emissores de NF

Sistemas ERP e de Gestão Financeira em geral, que possuem a capacidade de emitir notas fiscais, normalmente virão com soluções prontas para esse problema.

Alguns desses sistemas precisarão que você atualize as alíquotas e demais taxas para que funcionem corretamente. Desse modo, novamente traz a possibilidade de erros.

No entanto, já existem no mercado alguns sistemas que se mantêm sempre atualizados à legislação e fazem tudo por você. Esses com certeza são sua melhor alternativa.

Substituição Tributária: Para concluir…

Em síntese, toda a atenção é pouca no que se refere ao regime de substituição tributária.

Os melhores contadores devem estar atentos as mudanças na legislação federal e estadual. Assim, terão capacidade para fazer a adaptação de sistemas e garantir a segurança financeira de suas empresas.

O Portal SPED Brasil é a principal autoridade sobre o ambiente SPED no país hoje. Para manter-se preparado e não ser pego de surpresa, confira o webinário “SPED FISCAL 2020 – A hora e a vez do ICMS-ST”.