O MDFe – Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos – surgiu com a finalidade de substituir o tradicional Manifesto de Carga (modelo 25), que era utilizado pelas transportadoras para informar todos os conhecimentos de transportes. Outro documento que já existia na plataforma SPED era a CL-e (Capa de Lote eletrônica), e que também foi substituída pelo MDFe. Este último tinha por finalidade listar todos os documentos fiscais de uma unidade de carga, além de controlar e agilizar a liberação de cargas nos postos de fiscais de barreira de mercadorias em trânsito.

Inicialmente, o projeto do MDFe foi lançado com uma solução de emissor gratuito, que existiu até outubro de 2018. A partir dessa data, as empresas que utilizavam esta solução, passam a depender de uma solução de mercado para a emissão do MDFe.

Mas o que isso realmente significa? O MDFe trouxe algum impacto nos processos fiscais e contábeis? Continue lendo este post para entender mais sobre como emitir o Manifesto eletrônico. Vamos lá!

Empresas obrigadas à emissão do MDFe

Antes de tudo, é essencial conhecer quais empresas estão obrigadas a emissão do Manifesto Eletrônico, que são:

• Contribuintes que realizam transporte de cargas fracionadas ou de lotação;
• Empresas obrigadas à emissão de NFe no transporte interestadual de bens ou mercadorias, realizado em veículos próprios ou arrendados; ou ainda mediante contratação de transportador autônomo de cargas.

Importante destacar que a obrigatoriedade de emissão do MDFe é do destinatário quando ele é o responsável pelo transporte e está credenciado a emitir NFe.

Processo de emissão do MDFe

Agora que você já sabe quem deve emitir o MDFe, vamos conhecer o modelo operacional simplificado do processo de sua emissão.

Fique atento! Alguns estados, dentre eles o Maranhão, cobram multa por não encerramento do MDFe. Em 2018, valor da UFIRCE é de R$ 3,93123, IN 79/17 (DO-CE, 13-12-2017).

Vamos ao processo!

1. Emissão MDFe

Primeiramente, a empresa deve emitir o documento com base em leiaute estabelecido no Manual de Integração MDFe – Contribuinte -, por meio do emissor gratuito até que sua utilização seja impedida por novas regras de negócios que não serão incorporadas ao emissor gratuito, impossibilitando a emissão do MDFe.

Outra forma, inclusive recomendada pelo fisco, é através de softwares desenvolvidos pelo emitente ou adquiridos no mercado que atendam aos seguintes requisitos:

• Conter a identificação dos documentos fiscais relativos à carga transportada;
• Ser identificado por chave de acesso composta por código numérico gerado pelo emitente, pelo CNPJ do emitente e pelo número e série do MDFe;
• Ser elaborado no padrão XML (Extended Markup Language);
• Possuir série de 1 a 999;
• Possuir numeração sequencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido esse limite.

2. Assinatura MDFe

Em segundo, o documento deve ser assinado digitalmente, com certificado digital padrão ICP-Brasil, para que seja garantido a integridade dos dados e a autoria do emissor.

3. Transmissão MDFe

Em terceiro, o emitente do Manifesto Eletrônico poderá efetuar a transmissão do arquivo digital do documento, exclusivamente pela Internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia.

A transmissão do Manifesto Eletrônico implica em solicitar a concessão de autorização de uso de MDFe à administração tributária competente. Os seguintes elementos serão analisados:

• A regularidade fiscal do emitente;
• A autoria da assinatura do arquivo digital;
• A integridade do arquivo digital;
• A observância ao leiaute do arquivo estabelecido no Manual de Integração MDF-e – Contribuinte;
• A numeração e série do documento.

4. Análise do MDFe pela administração tributária

Após o resultado da análise, a administração tributária cientificará o emitente da Rejeição ou da concessão da autorização de uso do MDFe.

No caso de rejeição, apresentará os motivos da rejeição de forma clara e precisa para que o emissor possa corrigir a informação contida no arquivo digital.

Após a concessão da autorização de uso do Manifesto eletrônico, o arquivo não poderá mais ser alterado.

5. Disponibilização do protocolo

Em suma, após a autorização de uso do MDFe, será disponibilizado pela administração tributária o protocolo numerado contendo:

• A chave de acesso;
• O número do MDFe;
• A data e hora do recebimento da solicitação pela administração tributária.

Além disso, o protocolo pode ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento.

6. Disponibilização do arquivo correspondente

Apesar de disponibilizar o protocolo da autorização de uso do Manifesto Eletrônico, a administração tributária da unidade federada autorizadora deverá ainda disponibilizar o arquivo correspondente para:

• A unidade federada onde será feito o carregamento ou o descarregamento. conforme o caso, quando diversa da unidade federada autorizadora;
• A unidade federada que esteja indicada como percurso;
• A Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, se o descarregamento for localizado nas áreas incentivadas.

Em 2017, o Confaz acrescentou um novo detalhe aos emitentes de Manifesto Eletrônico. Com efeito, deixou a critério dos Estados exigirem dos contribuintes também nas operações ou prestações internas.

Por fim, o arquivo digital do Manifesto Eletrônico só poderá ser utilizado como documento fiscal após ter o seu uso autorizado por meio de autorização de uso do MDFe.

Entenda as funções e quando deve imprimir o DAMDFE

A saber, DAMDFE é a sigla para Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Trata-se de uma representação gráfica resumida do MDFe.

Ao passo que as principais funções do DAMDFE, são:

• Conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações do Manifesto Eletrônico (chave de acesso);
• Acompanhar o transporte da carga, facilitando o acesso às informações declaradas no arquivo XML do MDF-e (Dados do emitente, dados do veículo, Peso da carga, Quantidade de documentos relacionados à carga transportada, etc.).

O DAMDFE deve ser impresso antes de se iniciar o transporte da carga, já que sua impressão é obrigatória no transporte da carga. Em suma, não pode haver divergências entre o MDFe e sua representação gráfica (DAMDFE), razão pela qual o ideal é que o DAMDFE seja impresso pelo mesmo sistema gerador do Manifesto eletrônico.

Respeitada essa condição, o DAMDFE poderá ser impresso, reimpresso ou copiado, de forma a atender às diversas exigências impostas pela legislação.

Como evitar a autuação do fisco relacionado a MDFe?

Certamente, o transporte de mercadorias sujeitas ao ICMS, sem a emissão do MDFe, e também da impressão do DAMDFE para acompanhamento das mercadorias, sujeita o emitente a pesadas multas por parte de cada SEFAZ Estadual, já que o documento é de emissão obrigatória.

Dessa maneira, os descumprimentos das regras para emissão do Manifesto eletrônico também sujeitam a empresa a aplicação de penalidades pelo Fisco.

Dessa forma, é muito importante que você possua um software atualizado com as regras de negócios do MDFe. Assim, você consegue evitar aplicações de sanções pelo fisco.

Por fim, é importante também a manutenção do cadastro atualizado da empresa como emitente do MDFe.

Em resumo

em resumo, como você pode verificar no post, o MDFe é um documento essencial para acompanhar a mercadoria em trânsito. No entanto, a não emissão acarreta o impedimento de circulação e entrega da mercadoria vendida, podendo ocasionar sérios prejuízos no faturamento de uma empresa.

De fato, a empresa precisa emitir o MDFe para acobertar as suas operações de circulação de mercadorias, ela precisa adquirir um software emissor de MDFe de qualidade, devidamente atualizado, com as regras de negócios para emissão do MDFe e que evolua para atender as futuras alterações nas regras de negócio do documento.

O Portal Sped Brasil

O Portal Sped Brasil foi criado em 2007 e vem crescendo cada vez mais, tornando-se referência no segmento.

Acima de tudo, a Sped Brasil é uma empresa de conhecimento disposta a ajudar empresários, contadores e desenvolvedores.

Junte-se ao grupo pioneiro em SPED no Brasil! Cadastre-se e tenha acesso a maior fonte de conteúdo sobre SPED.