XML Nfe é certamente um tema recorrente no universo dos profissionais contábeis e de empresários.

Sabemos que a NFe é um documento de extrema importância no cenário de negócios, já que praticamente todos os departamentos da empresa são impactados direta ou indiretamente por ela ou seus processos.

Conceitualmente podemos definir a NFe como um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital.

A NFe tem como principal função a documentação, para fins fiscais, das operações de circulação de mercadorias ocorrida entre VENDEDOR e COMPRADOR.

Nesse artigo, revisaremos alguns conceitos sobre a NF-e, relembrando os principais tópicos sobre o assunto. Além disso, vamos lhe fornecer poderosas dicas para evitar problemas com o XML NFe.

Origem da NFe: Nota fiscal do papel ao arquivo digital

Inegavelmente a NFe é um documento de existência exclusivamente digital. Em síntese, o projeto que a originou previa a substituição da sistemática de emissão do documento fiscal em papel por um modelo digital.

Assim, o projeto da NFe foi um dos primeiro projetos do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital.

Antes do advento da NFe, um dos principais problemas enfrentados pelo fisco era o recebimento das informações de faturamento do contribuinte. Afinal, os dados estavam no papel e precisavam ser transferidos para o fisco.

O processo em si era sujeito a muitos erros e omissões. Por outro lado, possibilitava a existência de bases diferentes entre o Fisco Federal e Estadual.

Além disso, existia muita sonegação de tributos incidentes sobre o faturamento, praticadas com a nota fiscal em papel, tais como a nota calçada, meia nota, nota espelhada, etc.

O que é DANFE e o XML NFe

XML NFe – Xtensible Markup Language – é a linguagem de marcação escolhida como padrão nacional para geração do documento eletrônico da nota fiscal.

O documento XML gerado pelo contribuinte, é um arquivo eletrônico que contém as as informações fiscais da operação comercial realizada.

O XML NFe que é assinado digitalmente por meio de certificação digital padrão ICP Brasil nos termos da legislação brasileira, transforma-se em um DOCUMENTO ELETRÔNICO. Ao mesmo tempo, este garante simultaneamente tanto a integridade dos dados quanto a autoria do emissor.

O XML assinado então deve ser transmitido pela Internet para a Sefaz de jurisdição do contribuinte.

A Sefaz responsável pelo recebimento do XML assinado, efetua uma pré-validação do mesmo e na inexistência de erros, devolve para o contribuinte o protocolo de recebimento do XML.

Esse protocolo de recebimento é também a autorização de uso. Certamente, seu recebimento é indispensável para o trânsito da mercadoria.

Dica Nº 1: Gestão da validade do certificado digital

Para que você possa assinar o XML e transmitir o mesmo ao fisco, você precisa de um certificado digital válido.

A saber, essa parece uma dica ineficaz, mas você ficaria impressionado com a quantidade de ocorrência de falhas na emissão da NFe por conta de certificados digitais vencidos.

Assim, é de suma importância que você faça uma gestão da validade do seu certificado digital, renovando o mesmo antes do vencimento e assim evitando falhas na emissão da NFe.

Na natureza fiscal, nada se cria, tudo se transforma.

Desta forma o XML assinado digitalmente, transforma-se em DOCUMENTO ELETRÔNICO que após a transmissão e autorização do fisco transforma-se no DOCUMENTO FISCAL denominado NFE- Nota Fiscal Eletrônica.

A NFe também será transmitida para:

• A RECEITA FEDERAL – Que é o ambiente nacional e repositório de todas as NFe emitidas;
• SEFAZ DE DESTINO DA OPERAÇÃO – No caso de operação interestadual;
• SUFRAMA – no caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas;
• Ambiente da PLAC-FAT-e, caso o a NFe tenha sido utilizada em operações de caução, FDIC, factoring.

Este ambiente foi criado para:

• Garantir lastro nas operações de antecipações de recebíveis – diretamente das instituições responsáveis pela emissão, recepção e gestão dos documentos fiscais eletrônicos.

DANFE – Representação gráfica da NFe

O DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica foi criado com a finalidade de acompanhar o trânsito da mercadoria.

O DANFE não é nota fiscal e também não a substitui, serve apenas como instrumento auxiliar para consulta da NFe.

Assim o DANFE impresso em papel comum e em via única é uma representação gráfica simplificada da NFe.

Para facilitar e agilizar a consulta da NFe na Internet bem como a respectiva confirmação de informações pelas unidades fiscais e contribuintes destinatários, o DANFE deve conter impresso em destaque:

• A CHAVE DE ACESSO DA NFe – Permite ao detentor desse documento confirmar a existência e a regularidade de uma NFe;
• O CÓDIGO DE BARRAS LINEAR (padrão CODE-128C);
• O PROTOCOLO DE AUTORIZAÇÃO DE USO.

Quando um XML NF-e é inconsistente?

XML inconsistente leva a rejeição da NFe

Quando o Arquivo XML assinado digitalmente é transmitido ao Fisco, o mesmo efetua uma validação das regras vigentes para geração da NFe.

Atualmente o layout vigente da NFe encontra-se na versão 4.0.

O resultado dessa validação pode apontar inconsistências impeditivas para a emissão da NFe pelo fisco.

Assim um XML é inconsistente quando assinado digitalmente e submetido ao fisco não tem como resultado a autorização para emissão de uma NFe.

Essa não aprovação da NFe pelo fisco é chamada de REJEIÇÃO.

Nesse cenário, o contribuinte para emitir a NFe da operação, deve gerar um novo XML com as inconsistências apontadas devidamente corrigidas.

Dica Nº 2 – Possuir um bom emissor de NFe

Um bom software emissor de NFe é com certeza um dos pilares para evitar ocorrência de inconsistências no XML.

O Software deve ser capaz de montar o arquivo XML com os dados da operação comercial que está sendo realizada, aplicando regras de negócios de forma a gerar o arquivo XML conforme o layout vigente.

Ele também facilita a aplicação da assinatura digital no arquivo XML bem como efetuar a transmissão do arquivo para a Sefaz responsável pela autorização, além claro de obter a autorização de uso da NFe bem como permitir a impressão do DANFE.

Dica Nº3: Gestão do cadastro de clientes

Um das principais causas de rejeição de uma nota fiscal eletrônica está relacionada às inconsistências existente no CADASTRO DE CLIENTES, quer seja por dados incompletos ou incorretos.

É comum nos cadastros de clientes, erros relacionados ao cadastro da inscrição estadual, inscrições erradas, ou até mesmo não pertencentes ao CNPJ do cliente.

Desta forma, manter a sua base cadastral saneada de erros e inconsistências é uma boa forma de mitigar a ocorrência de inconsistências no momento da emissão da NFe.

Como ler o XML NF-e?

Se por acaso você não possuir o documento DANFE, que como sabemos é o espelho da NFe, e quiser ler as informações contidas no arquivo XML NFe, com toda a certeza vai precisar de um leitor de arquivo XML.

No portal nacional da NFe o fisco disponibiliza um aplicativo visualizador de DF-e (Documento Fiscais Eletrônicos), como por exemplo os arquivos XML assinados da NFe.

Esse aplicativo é grátis, entretanto deve ser instalado no computador do usuário.

Agora se você procura visualizadores online, basta fazer uma pesquisa no Google e vários resultados serão exibidos.

Esses leitores têm como característica principal o funcionamento pela internet, ou seja, você não precisa instalar nenhum programa, basta fazer o upload do arquivo XML pela tela do próprio aplicativo para obter o respectivo DANFE do documento.

Alguns leitores são grátis, outros não, é preciso ficar atento às regras de utilização dos mesmos.

Como armazenar o arquivo XML NF-e?

A obrigação do contribuinte é a de armazenamento da NFe pelo prazo prescricional que é de 05 anos. Assim o que deve ser armazenado é o documento eletrônico autorizado pelo fisco (XML).

A Falta do arquivo XML de uma operação de venda ou compra sujeita o contribuinte a aplicação de multas pelo fisco.

O armazenamento do XML deve ser efetuado no mesmo formato e estado em que os documentos eletrônicos foram autorizados pelo fisco.

Dica Nº4 – Gestão dos XML NFe

Essa dica é muito importante, já que nos termos da legislação da NFe tanto o emissor quanto o destinatário são obrigados a guarda pelo prazo legal do XML NFe.

Assim é preciso estabelecer uma rotina de armazenamento desses documentos eletrônicos para evitar perdas que ocasionam sérios problemas para empresa, inclusive aplicações de multas pelo fisco.

Desta forma você não deve receber mercadoria desacompanhada do DANFE e do prévio envio do XML NFe das notas de compra, além de armazenar corretamente os XML NFe das notas emitidas.

Como obter o arquivo XML NF-e?

Segundo nossa dica nº 4, a melhor forma de garantir a recuperação do XML é possuir uma boa gestão da guarda e armazenamento dos mesmos.

Outrossim se em algum momento seu processo de armazenamento falhou e você não guardou o XML NFe, para obtê-lo novamente será necessário acessar o portal nacional da Nota Fiscal Eletrônica para fazer uma CONSULTA à NFe.

Para concluir a consulta você vai precisar da CHAVE DE ACESSO DA NFe, uma sequência numérica de 44 dígitos impressa no corpo do DANFE.

Após inserir a chave da NFe o portal vai exibir na tela os dados da NFe. Nessa tela você pode exibir a autorização de uso, imprimir o DANFE e efetuar o Download do arquivo XML.

Até 2018, era possivel fazer a consulta e o download utilizando-se a chave ou a leitura do código de barras do DANFE e visualizar todas as informações referente as notas fiscais eletrônicas, como por exemplo destinatário da nota, itens, valores, dentre outras informações.

Contudo, para resguardar a segurança e o sigilo das informações,a partir de 2019, uma novidade trazida pelos ajustes sinief 16 e 18, limitou este acesso, a apenas aos atores envolvidos na operação, e àqueles CNPJs/CPF listados na TAG autXML, através do uso do certificado digital.

Dica Nº 5: Faça a manifestação do destinatário

Se você quer ter a ciência e o controle das NFe emitidas contra seu CNPJ e ainda evitar que empresas inidôneas emitam NFe contra a sua, recomendamos que você efetue a MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO.

A manifestação do destinatário é um procedimento pelo qual o contribuinte com o uso do certificado digital dentro do ambiente de cada SEFAZ tenha acesso à todas as NFe emitidas contra o seu CNPJ, podendo assim manifestar-se acerca das operações constantes na base do fisco.

Desta forma o contribuinte pode:

• Tomar ciência da emissão da NFe;
• Confirmação a Operação;
• Manifestar o desconhecimento da Operação;
• Declarar que a operação não foi realizada.

Através da manifestação do destinatário o contribuinte permite que seja realizado o download do arquivo XML NFe.

Possíveis problemas na hora de baixar o XML NFe

Se você não possuir o XML NFe e precisar efetuar o download do mesmo, pode encontrar alguns problemas nesse momento.

Os principais problemas estão relacionados à:

• CHAVE DE ACESSO DA NFe sem a chave de acesso da NFe, já que sem a chave de acesso fica impossível efetuar a baixa do XML;
• CERTIFICADO DIGITAL – Certamente sem um certificado digital válido fica impossível efetuar o download do XML NFe;
• FALHA DE CONEXÃO COM A INTERNET – Uma falha em sua conexão de internet ou ainda no portal da NFe pode lhe impedir momentaneamente de efetuar o download.

Conclusão

Nesse post blog você tomou ciência da importância da NFe dentro do cenário de negócios. Também ficou sabendo que a NFe é um documento fiscal eletrônico, portanto de existência somente digital.

Assim esse documento digital deve ser emitido no formato XML, seguindo as regras e o layout estipulado pelo fisco.

Também ficou sabendo que é de suma importância a guarda e o armazenamento do XML para evitar aplicação de multas pelo fisco.

Por fim conheceu 05 poderosas dicas para evitar problemas com os XML NFe, abaixo listadas.

DICA Nº 1 – GESTÃO DA VALIDADE DO CERTIFICADO DIGITAL.
DICA Nº 2 – POSSUIR UM BOM EMISSOR DE NFe
DICA Nº 3 – GESTÃO DO CADASTRO DE CLIENTES
DICA Nº 4 – GESTÃO DOS XML NFe.
DICA Nº 5 – FAÇA A MANIFESTAÇÃO DO DESTINATÁRIO.

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