O que é a DCTF Web?

Antes de tudo, a DCTF Web é uma nova declaração acessória instituída pela Receita Federal que tem por finalidade ser o instrumento formal, pelo qual o contribuinte confessa os débitos relativos às contribuições previdenciárias próprias ou retidas de terceiros.

Anteriormente essa confissão era realizada pela GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.

Instrumento de Confissão de Débitos Previdenciários

Dessa forma, as informações prestadas por meio da DCTF Web têm caráter declaratório. Ou seja, constituem confissão de dívida. Sendo assim, é instrumento hábil e suficiente para a exigência das contribuições não recolhidas.

Sistema DCTF Web

De fato, muita gente possui dúvidas sobre o que é a DCTF Web é também o nome dado ao sistema utilizado para editar a declaração, transmiti-la e, por fim, gerar o documento de arrecadação.

Qual a relação da DCTF Web com o eSocial e com o EFD-Reinf ?

Com efeito, a geração da DCTF Web é realizada de forma automática pelo sistema da DCTF Web. A geração ocorre por meio das informações prestadas no eSocial e na EFD-Reinf.

Assim, o sistema DCTF Web recebe de forma automática os respectivos débitos e créditos oriundos dos eventos de fechamento do eSocial ou da EFD-Reinf. Ainda realiza automaticamente as vinculações dos créditos com os débitos. Além disso, calcula o saldo a pagar dos tributos e gera o documento de arrecadação logo após o envio da declaração.

Inegavelmente é de suma importância a transmissão dos eventos de fechamento, tanto do eSocial quanto do EFD-Reinf, para a correta entrega da DCTF Web.

Quando começa a obrigatoriedade da DCTF Web?

A Receita Federal do Brasil determinou um cronograma para entrega da DCTF Web alinhado com os prazos de obrigatoriedade dos projetos do e-Social e EFD-Reinf.

Assim sendo, sua obrigatoriedade inicia-se em:

• Agosto/2018: Para as empresas com faturamento superior à R$ 78 milhões (Exceto imunes e isentas) ou para os sujeitos passivos que optarem pela utilização antecipada do eSocial;
• Janeiro/2019: Para os demais contribuintes e as empresas imunes e isentas mesmo com faturamento superior à R$ 78 Milhões;
• Julho/2019: Para os órgãos públicos da administração pública.

Qual a periodicidade e o prazo de entrega da DCTF Web?

Antes de tudo é preciso esclarecer que existem 3 categorias de DCTF Web. Cada uma delas tem sua periodicidade e respectivo prazo de entrega, resumidos no quadro abaixo:

Finalmente, é importante observar que para todas as modalidades de DCTF Web vale a regra da antecipação da entrega para o dia útil imediatamente anterior em caso de vencimento da regra em dia não útil.

DCTF Web retificadora

Com efeito, sempre que o contribuinte precisar alterar as informações prestadas na DCTF Web original deverá apresentar DCTF Web Retificadora.

Assim, qualquer alteração como a inclusão ou exclusão de débitos, além do aumento ou redução dos valores informados, ou ainda para realizar alterações sobre créditos, precisa ser realizada via DCTF Web Retificadora.

A Retificadora poderá ser efetuada em até 5 (cinco) anos contados a partir do 1º (primeiro) dia do exercício seguinte ao qual se refere a declaração. Porém não produzirá efeitos quando tiver por objeto:

I – reduzir os débitos:

• Cujos saldos a pagar já tenham sido enviados à Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) para inscrição em Dívida Ativa da União, nos casos em que importe alteração desses saldos;
• Cujos valores apurados em procedimentos de auditoria interna, relativos às informações indevidas ou não comprovadas prestadas na DCTF Web sobre pagamento, parcelamento, dedução, compensação, exclusão ou suspensão de exigibilidade, já tenham sido enviados à PGFN para inscrição em Dívida Ativa da União;
• Que tenham sido objeto de exame em procedimento de fiscalização;
• Que tenha sido objeto de pedido de parcelamento deferido.

Quais empresas devem entregar a DCTF Web?

Se a empresa dos seus clientes ou no caso da sua própria empresa se enquadrar em um dos tipos abaixo, então certamente você deve se preocupar com a entrega da DCTF.

• Toda pessoa jurídica de direito privado em geral independente do porte, faturamento ou regime de tributação;
• O contribuinte individual e a pessoa física na condição de proprietário ou dono de obra de construção civil;
• A cooperativa, a associação ou a entidade de qualquer natureza ou finalidade;
• As unidades gestoras de orçamento dos órgãos públicos, das autarquias e das fundações de quaisquer dos poderes da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios;
• As entidades de fiscalização do exercício profissional (conselhos federais e regionais), inclusive a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB);
• Os organismos oficiais internacionais ou estrangeiros em funcionamento no Brasil, quando contratarem trabalhador segurado do RGPS;
• Os consórcios, quando realizarem, em nome próprio:

1. A contratação de trabalhador segurado do Regime Geral de Previdência Social (RGPS);
2. A aquisição de produção rural de produtor rural pessoa física;
3. O patrocínio de equipe de futebol profissional;
4. A contratação de empresa para prestação de serviço sujeito à retenção.

• Os Microempreendedores Individuais (MEI), quando:

1. Contratarem trabalhador segurado do RGPS;
2. Adquirirem produção rural de produtor rural pessoa física;
3. Patrocinarem equipe de futebol profissional;
4. Contratarem empresa para prestação de serviço sujeito à retenção.

• Os produtores rurais pessoa física, quando:

1. Contratarem trabalhador segurado do RGPS;
2. Comercializarem a sua produção com adquirente domiciliado no exterior, a consumidor pessoa física, no varejo, a outro produtor rural pessoa física ou a segurado especial.

• As pessoas físicas que:

1. Adquirirem produção de produtor rural pessoa física ou de segurado especial para venda, no varejo, a consumidor pessoa física.

Como funciona a DCTF Web?

Nos parágrafos abaixo vamos montar um passo a passo para que você entenda o fluxo de entrega da DCTF Web, bem como da impressão dos DARFs para pagamento das contribuições informadas.

Passo 1: Enviar fechamento eSocial / EFD – Reinf

O Fluxo de entrega da DCTF Web inicia-se após a transmissão dos eventos de fechamento obrigatoriamente realizados tanto no eSocial quanto na EFD-Reinf.

Dados oriundos do e-Social

Do e-Social serão enviados diretamente para o sistema da DCTF Web, até o dia 7 dia do mês seguinte, ao de ocorrência dos fatos geradores, os débitos referente às remunerações, comercialização da produção rural da PF, de aquisição da produção rural, etc, assim como os créditos do salário família e salário maternidade, por exemplo.

Dados oriundos da EFD-Reinf

Já da EFD-Reinf virão automaticamente, até o dia 15 do mês seguinte, ao da ocorrência dos fatos geradores os débitos sobre as retenções efetuadas nas notas fiscais de serviços tomados, além dos débitos previdenciários da comercialização da produção rural ou da CPRB, por exemplo, assim como os créditos originados das retenções sofridas nas notas fiscais de serviços prestados.

Passo 2: Acessar o Sistema DCTF Web (Internet)

O Sistema DCTF Web, utilizado para transmissão da DCTFWeb, é uma plataforma Web disponível no portal do E-CAC – Centro de atendimento Virtual da Receita Federal do Brasil. Para acessar o sistema, o contribuinte deverá entrar nesta página da Receita Federal.

Na sequência deve clicar em: “Serviços para o cidadão e para a empresa” e, a seguir, em “Portal e-CAC”.

Uma vez efetuado o login, deve-se clicar em “Declarações e Demonstrativos” e, em seguida, em “Acessar o sistema DCTFWEB”.

Certificado Digital

Para acessar o sistema, o contribuinte obrigatoriamente necessita utilizar o certificado digital válido, emitido nos padrões da ICP Brasil (Infraestrutura de chaves públicas Brasileira). O certificado deve ser ou do tipo A1 (arquivo eletrônico instalado na máquina) ou do tipo A3 (armazenado em smartcard ou token).

O sistema poderá ser acessado através do certificados digitais:

• Próprios dos declarantes – (e-CNPJ para declarante pessoa jurídica ou e-CPF para declarante pessoa física);
• Do responsável legal da PJ perante o CNPJ (e-CPF);
• De Procurador – por meio do e-CPF ou do e-CNPJ de Procurador previamente constituído através de Procuração Eletrônica emitida pelo e-CAC da RFB.

Existem exceções sobre a obrigatoriedade do uso do certificado digital. Assim, tanto o MEI, quanto a ME ou a EPP enquadrados no Regime do Simples Nacional e que possuam até um empregado ativo no período da declaração, poderão acessar o sistema com a utilização de código de acesso, gerado através do e-CAC.

Passo 3: Escolher a obrigação

A escolha da obrigação pode ser realizada pela tela inicial do sistema que apresenta a “RELAÇÃO DE DECLARAÇÕES”. Esta é uma listagem de todas as DCTF Web existentes no sistema com as informações sobre o cada uma, como: período de apuração, data de transmissão, categoria da DCTF Web, (Geral/anual (13º salário)/Diária(espetáculo desportivo)).

Por essa tela você vai poder checar ainda se a DCTF Web é original, retificadora ou de Exclusão.

A tela possui diversos mecanismos de filtro para facilitar a localização de qualquer DCTF Web constante na base.

Para facilitar o fluxo de entrega, o sistema destaca as DCTF Web que estão na situação “em andamento”, já que são essas as únicas declarações que podem ser EDITADAS.

Passo 4: Editar a declaração

Como dito, o sistema permite a edição apenas das DCTF Web que se encontram na situação “em andamento”.

Na tela de edição, a plataforma exibe os débitos apurados e os créditos vinculados. Além disso, permite que o contribuinte realize ajustes manuais nas vinculações automáticas dos créditos de compensação, exclusão, parcelamento e suspensão com as deduções do salário-família, salário-maternidade e sobre as retenções.

Agora, se a sua DCTF Web não tem nenhum dado a ser editado, ou se findo o processo de edição, você pode passar para o próximo passo do fluxo.

Passo 5: Transmitir a declaração

Você poderá transmitir a DCTF Web por dois caminhos: ou através da TELA DE EDIÇÃO ou pela TELA INICIAL. Em ambos os casos você precisa clicar na opção “TRANSMITIR”.

O sistema vai solicitar a confirmação da transmissão e na sequência verificar se há pendências impeditivas de transmissão da DCTF Web através da validação das informações prestadas.

Caso não haja pendências o usuário poderá assinar a declaração digitalmente, através do uso de certificado digital.

Por fim será disponibilizado a visualização do RECIBO DE ENTREGA da DCTF Web.

Fique atento pois o RECIBO DE ENTREGA é o documento que comprova a transmissão da DCTF Web para a Receita Federal. Ele é gerado pela aplicação e fica disponível para download na tela inicial e no menu “relatórios”.

Outro ponto importante fica por conta do atraso na entrega da DCTF Web, já que agora o sistema emite a multa pelo atraso, de forma automática, logo após a transmissão em atraso, notificando o contribuinte imediatamente por termo de notificação inserido no recibo de entrega da declaração.

Passo: 6 – Emitir DARF

Você já está quase lá. Nesse passo, finalmente você vai emitir o DARF para realizar o pagamento dos débitos apurados na DCTFWeb.

Aqui também você possui dois caminhos para emissão do DARF. Um é através da tela de edição e outro pela tela de visualização que pode ser acessada pela tela inicial.

Na tela de edição, a opção de emitir DARF é disponibilizada apenas após a transmissão da declaração. Já na tela de visualização, as opções de emitir o DARF ficam disponibilizadas sem necessidade de outro comando anterior, pois já ocorreu o envio da DCTF Web visualizada, desde que a mesma esteja na situação “ativa”.

A opção Emitir DARF gera o documento de arrecadação para que você consiga pagar os débitos declarados na DCTF Web.

Parabéns! Você finalizou o processo de transmissão da DCTF Web. Agora o DARF deve ser pago até o vencimento para não ter que pagar multas e juros sobre sobre o débitos pagos em atraso.

Tendo em vista que o assunto é Multas, no tópico abaixo comentamos um pouco mais sobre as penalidades existentes na legislação da DCTF Web. Vamos conhecer!

Das penalidades para o atraso da apresentação da DCTF Web

O contribuinte que deixar de apresentar a DCTF Web no prazo fixado ou apresentá-la com incorreções ou omissões, além de ser intimado a apresentar declaração, estará sujeito às seguintes multas:

I – de 2% (dois por cento) ao mês calendário ou fração, incidentes sobre o montante das contribuições informadas na DCTF Web, ainda que integralmente pagas, no caso de falta de entrega dessa declaração ou entrega após o prazo, limitada a 20% (vinte por cento).

II – de R$ 20,00 (vinte reais) para cada grupo de 10 (dez) informações incorretas ou omitidas.

Multa mínima

A multa mínima a ser aplicada será de:

I – R$ 200,00 (duzentos reais), no caso de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores.

II – R$ 500,00 (quinhentos reais), nos demais casos.

Em suma, para que você não corra riscos na entrega de sua DCTF Web, é preciso que concentre seus esforços e análises nos tópicos já esclarecidos nesse artigo.

No passo 1 do fluxo de entrega comentamos sobre a origem das informações da DCTF Web. Esse é um ponto de atenção no processo, já que através dos eventos de fechamento ou totalização do e-Social ou da EFD-Reinf é que as informações de débitos e créditos serão imputadas automaticamente na DCTFWeb.

Outro ponto de destaque ocorre no passo 4 do fluxo que trata da edição da DCTF Web. Cabe destaque para esse ponto pois por meio dele o contribuinte pode realizar os ajustes nas vinculações dos créditos e dos débitos realizados de forma automática pelo sistema.

Por fim, fique atento ao prazo de transmissão da declaração para que não ocorram atrasos na entrega da DCTF Web, pois como vimos no tópico anterior as multas por atraso são pesadas.

Lembrando que a notificação da multa pelo atraso na entrega da declaração agora ocorre imediatamente após a transmissão de uma declaração em atraso.

Para detalhamento dos procedimentos de edição e transmissão da declaração bem como daqueles necessários à emissão do Darf, recomendamos a leitura do Manual da DCTF Web.

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