Inegavelmente a EFD ICMS é uma das principais obrigações acessórias entregues pelos contribuintes do ICMS e do IPI para o ambiente do SPED – SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL.

Segundo dados recém divulgados pela Receita Federal, em seu PLANO ANUAL DE FISCALIZAÇÃO de 2019, somente no exercício de 2018 foram recepcionadas 12.241.821 de um total de 27.073.704 declarações entre ECD, ECF, SPED CONTRIBUIÇÕES.

Isso corresponde à 45,22% do total de declarações recepcionadas pelo ambiente do SPED.

Dessa maneira, a EFD ICMS é a aposta da Receita Federal para seu projeto de SIMPLIFICAÇÃO TRIBUTÁRIA.

Isso, claro, se todas as UF adotarem a EFD ICMS como a PRINCIPAL OBRIGAÇÃO TRIBUTÁRIA ESTADUAL (OTA).

Certamente, isso permite a ELIMINAÇÃO ou DISPENSA de obrigações redundantes exigidas pelas UF, simplificando e reduzindo o custo do compliance fiscal.

Nesse artigo, compartilho um guia conceitual de como entregar corretamente a obrigação. Continue na leitura deste post e entenda o passo a passo para a entrega da EFD ICMS.

EFD ICMS: Overview

Antes de tudo, a EFD ICMS é uma dos projetos do SPED – SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL.

Em síntese, a EFD ICMS é a forma pela qual o contribuinte escritura digitalmente a todos os livros fiscais dos contribuintes de ICMS e de IPI, entre eles:

• Livro Registro de Entradas;
• Livro Registro de Saídas;
• Livro Registro de Inventário;
• Livro Registro de Apuração do IPI;
• Livro Registro de Apuração do ICMS;
• Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
• Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.

Formato da Obrigação

Na prática, a EFD ICMS é uma apuração detalhada das operações e prestações praticadas pelo contribuinte do ICMS e do IPI.

EFD ICMS: Quem está obrigado à entrega?

De acordo com a cláusula terceira do Ajuste SINIEF 2/2009, a EFD ICMS deve ser entregue por todos os contribuintes do ICMS ou do IPI.

Atualmente, todas as 26 UFs bem como o DF exigem a entrega da EFD ICMS pelos seus contribuintes.

EFD ICMS: Dispensa da entrega

A legislação dispensa de entrega de EFD ICMS:

• O MEI – optante pelo Sistema de Recolhimento em Valores Fixos Mensais dos Tributos abrangidos pelo Simples Nacional – SIMEI;
• A empresa ME ou EPP optantes pelo Simples Nacional.

Entretanto, para algumas UFs essa obrigatoriedade não é válida. Veja detalhes no tópico abaixo.

EFD ICMS: Simples Nacional e outros sistemas tributários

EFD ICMS e o Lucro Presumido

A EFD ICMS deve ser entregue por todos os contribuintes do ICMS ou do IPI que não sejam optantes pelo MEI.

Assim, o fato da empresa ser tributada pelo Lucro Presumido não dispensa a mesma da entrega da obrigação.

EFD ICMS e o Simples Nacional

Certamente, uma ME ou EPP enquadrada automaticamente no Simples Nacional, passa a adotar uma tributação simplificada, com isenção do IR, PIS, COFINS, IPI e CSLL

Situações de Desenquadramento

Em suma, você deve ficar atento para os cenários que a EPP ultrapasse os limites de Receita Bruta, que seja a Receita Bruta Anual que hoje é de R$ 4.800.000,00.

Ou ainda, se a empresa ultrapassar os sublimites de receita bruta por Estado.

Dessa forma, SUBLIMITES são limites diferenciados de receita bruta anual para empresas de pequeno porte (EPP). Os limites são válidos apenas para efeito de recolhimento do ICMS e do ISS.

Assim, os Estados cuja participação no PIB seja de até 1% poderão adotar, em seus respectivos territórios, o sublimite de receita bruta anual de R$ 1.800.000,00.

Para a referência de 2018, são os Estados do Acre, Roraima e Amapá.

Já os Estados que não adotarem o sublimite opcional acima, bem como aqueles cuja participação no PIB seja igual ou superior a 1%, ficam obrigados a aplicar o sublimite de receita bruta anual de R$ 3.600.000,00.

Ocorrendo qualquer dessas situações, a empresa passa a destacar em suas NF-e, o ICMS e o IPI.

Assim, a empresa fica sujeita ao recolhimento do ICMS e do IPI pelo RPA, e, consequentemente, à obrigatoriedade de entrega da EFD ICMS.

EFD ICMS – O que é Perfil de Enquadramento?

O perfil de enquadramento determina quais os registros devem ser apresentados pelo contribuinte na EFD ICMS.

Esse enquadramento fica a critério da SEFAZ de cada UF.

Atualmente o Leiaute prevê 3 tipos de perfil:

• Perfil A: empresas enquadradas nesse perfil apresentam os registros da forma mais detalhada exigida pelo leiaute;
• Perfil B: empresas enquadradas nesse perfil podem fornecer as informações de forma mais sintética. Dessa forma é permitido a totalização de algumas informações. Como exemplo: diário, semanal, mensal;
• Perfil C: Esse perfil é ainda mais sintético do que o perfil B, as empresas do perfil C fornecem a versão mais simplificada possível da escrituração.

Se você quiser saber qual o perfil determinado pela SEFAZ para uma empresa, você pode fazê-lo no portal de consulta do contribuinte.

EFD ICMS: Prazo de Entrega

O prazo de entrega da EFD ICMS é definido por cada UF.

Aqui no Estado de São Paulo, a regra é determinada pela Portaria CAT nº 147/2009, artigo 10.

Artigo 10 – O arquivo digital da EFD deverá ser enviado até o dia 20 (vinte) do mês subsequente ao período a que se refere.

Já no Estado do RJ a data de entrega é a mesma. Porém, a Base Legal encontra-se na Resolução SEFAZ nº 720/2014, Parte II, Anexo VII, artigo 2º:

Art. 2º O arquivo digital da EFD ICMS/IPI deverá ser enviado até o 20º (vigésimo) dia do mês subsequente ao mês da apuração, independentemente de se tratar de dia útil.

Retificação de EFD ICMS

De acordo com a cláusula décima terceira do Ajuste Sinief 2/2009, o contribuinte poderá retificar a EFD ICMS:

O fisco não permite o envio de arquivo digital complementar.

A retificação será efetuada mediante envio de outro arquivo, com a indicação da finalidade de substituição integral do arquivo digital da EFD ICMS já recebido pela administração tributária.

• I) ATÉ O PRAZO DE ENTREGA estipulado pela UF, independentemente de autorização da administração tributária;
• II) ATÉ O ÚLTIMO DIA DO TERCEIRO MÊS SUBSEQUENTE AO ENCERRAMENTO DO MÊS DA APURAÇÃO, independentemente de autorização da administração tributária.

Obs.: Nesse caso a retificação não produzirá efeitos se:

a) Se o período de apuração a ser retificado tenha sido submetido ou esteja sob ação fiscal;

b) Cujo débito constante da EFD ICMS objeto da retificação tenha sido enviado para inscrição em Dívida Ativa;

c) For transmitida em desacordo com as disposições desta cláusula.

Excepcionalmente, havendo interesse da administração tributária e disposição legal da UF, a retificação da EFD ICMS nas situações acima poderão produzir efeitos.

• APÓS O PRAZO PREVISTO NO ÍTEM II, mediante autorização da Secretaria de Fazenda, Receita, Finanças ou Tributação do seu domicílio fiscal quando se tratar de ICMS, ou pela RFB quando se tratar de IPI.

EFD ICMS: Estoque

O estoque de mercadorias deve ser escriturado no Bloco H da EFD ICMS. O Bloco se destina a informar o inventário físico do estabelecimento e discrimina os valores totais dos itens e produtos.

Esse bloco só pode ser preenchido nos seguintes momentos:

• Final no período: quando se tratar do estoque final mensal ou outra periodicidade, as informações deverão ser prestadas pela empresa que está obrigada a inventário periódico ou que espontaneamente queira apresentar;
• Mudança de forma de tributação da mercadoria (ICMS): quando, por exigência da legislação ou por regime especial, houver alteração da forma de tributação da mercadoria.
• Interrupção ou pausa: a prestação de informações deve ocorrer por ocasião da solicitação da baixa cadastral, paralisação temporária e outras situações;
• Alteração de regime de pagamento – condição do contribuinte: quando o contribuinte muda de condição, alterando o regime de pagamento;
• Por determinação dos fiscos: quando se tratar de solicitação específica da fiscalização e/ou dos órgãos e autoridades competentes.

Prazo de Entrega do Bloco H

Via de regra, o inventário finalizado até 31 de dezembro de cada exercício deve ser apresentado até o segundo mês subsequente ao evento.

Como exemplo, citamos o inventário realizado em 31/12/18 deve ser apresentado na EFD ICMS de período de referência 02/2019.

EFD ICMS: principais detalhes da entrega da escrituração por estados

O leiaute da EFD ICMS é um modelo nacional, previsto no Ato Cotepe/ICMS 09/08.

Entretanto, cada UF pode ter um a legislação específica que DISPENSE ou EXIJA registros que estão na condição de “OC”. Ou seja, OBRIGATÓRIO CONDICIONADO.

As tabelas de obrigatoriedade de registros de acordo com o perfil do informante do arquivo constam no GUIA PRÁTICO DA ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL – EFD.

Como exemplo de REGISTROS que podem ser dispensados pelas UF temos:

• REGISTRO C176 – RESSARCIMENTO DE ICMS E FUNDO DE COMBATE À POBREZA (FCP) EM OPERAÇÕES COM SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA;
• REGISTRO 1400: INFORMAÇÃO SOBRE VALORES AGREGADOS.

EFD ICMS: passo a passo de como preencher

Passo 1: Geração do Arquivo da EFD ICMS

Primeiramente, você precisa montar o arquivo digital com todas as operações com ICMS e IPI realizadas pelo contribuinte em um determinado período.

Para tanto, você pode simplesmente digitar os dados solicitados no PVA da EFD ICMS ou gerar o arquivo exportando os dados que se encontram em algum software específico para escrituração digital da EFD ICMS.

Inclusive, recomendo que possua um software específico para escrituração e geração da EFD ICMS. Assim, a qualidade do arquivo gerado será muito maior.

Não se esqueça que o arquivo deve ser montado no leiaute estabelecido pelo fisco.

Passo 2: Validação do arquivo da EFD ICMS

Nesse passo o arquivo digital gerado em seu sistema de escrituração fiscal ou ainda diretamente preenchido no PVA, precisa ser validado.

A Validação tem por objetivo verificar a consistência das informações prestadas no arquivo digital. A mesma é executada no próprio PVA que emitirá um relatório com as críticas encontradas no arquivo.

As críticas podem ser de dois tipos: erros e alertas.

O erros devem ser corrigidos obrigatoriamente pois impedem a assinatura e a transmissão do arquivo.

Por sua vez os alertas não tem obrigatoriedade de correção, pois não impedem a assinatura ou transmissão do arquivo.

Mas nunca menospreze um alerta. Afinal, ele pode ser uma infração tributária na visão do fisco.

Assim, cabe sempre aquela análise mais detalhada sobre o mesmo antes de optar por não corrigi-lo.

Passo 3: Assinatura Digital do arquivo da EFD ICMS

O arquivo digital deve ser assinado por meio de certificado digital, tipo A1 ou A3, emitido por autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.

A assinatura digital também é aplicada ao arquivo através do PVA.

Passo 4: Transmissão do Arquivo Digital da EFD ICMS

Agora que o arquivo foi assinado, basta você ter acesso a internet e transmitir o arquivo da EFD ICMS para a Receita Federal.

Não se esqueça de armazenar em local seguro e, por pelo menos 5 anos, o arquivo digital da EFD ICMS transmitido ao fisco. Essa dica também é válida para o RECIBO DE ENTREGA.

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