Primeiramente, podemos definir NFe ou nota fiscal eletrônica como um documento de existência unicamente digital, ou seja, ele é emitido e armazenado eletronicamente com a finalidade de documentar para fins fiscais os dados de uma operação de circulação de mercadorias realizada entre vendedor e comprador.

O arquivo eletrônico deve ser emitido no formato XML. Essa abreviação vem do inglês Extensible Markup Language e é um tipo de linguagem com o propósito de criar documentos onde os dados são organizados hierarquicamente, conforme as regras definidas pelas administrações tributárias dos Estados e da Receita Federal.

O XML foi escolhido como formato modelo, pois uma de suas principais características é a portabilidade. Assim, um banco de dados pode escrever um arquivo XML para que outro banco consiga lê-lo.

Como emitir e enviar a NFe?

Quando você efetua uma operação de venda de mercadorias, deve gerar o arquivo digital (XML) com as informações da transação comercial como:

– Nome do comprador;

– Tipo da mercadoria;

– Quantidade;

– Valor da mercadoria;

– Valor dos tributos embutidos na operação;

– Valor total da NFe e CFOP da operação, entre outras.

Dessa maneira, após a montagem do arquivo, o mesmo deverá ser assinado digitalmente com o uso de certificado digital. Em seguida, deve-se transmiti-lo à Sefaz de origem para que a mesma autorize a emissão da NFe e do DANFE.

Com efeito, o modelo operacional da nota fiscal eletrônica pressupõe que o próprio contribuinte seja responsável pela geração do arquivo eletrônico com assinatura digital em sistema emissor de NFe, próprio ou adquirido de terceiros.

Além disso, o emissor de NFe será responsável por:

– Gerar arquivos da NFe;

– Realizar a assinatura com o certificado digital;

– Transmitir para a Sefaz de origem da nota;

– Gerenciar NFes basicamente;

– Cancelar NFe;

– Imprimir DANFE;

– Cadastrar clientes, produtos e transportadoras; e,

– Checar a situação cadastral do cliente no site da Sefaz (habilitado, não habilitado e habilitado com restrições).

DANFE – Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica

Com a finalidade de permitir que a mercadoria transite depois da geração e autorização da NFe, é impressa uma representação gráfica da NFe chamada DANFE – documento auxiliar da nota fiscal eletrônica.

O DANFE pode ser impresso para acompanhar a mercadoria em trânsito. Além disso, ele contém a chave de acesso da NFe que permite a consulta das informações dessa operação pela internet.

NFe 4.0 – Entenda o novo layout

Primeiramente, você precisa saber que desde 02/08/2018 é obrigatória a utilização do layout 4.0 em substituição à versão anterior 3.10 que foi definitivamente desativada.

Assim, se você emite NFe e não atualizou a versão de seu software, não perca mais tempo. O prazo esgotou-se e não será mais possível a emissão na versão anterior.

Principais alterações introduzidas pela NFe 4.0

1. Novos campos

Em relação ao Layout da NF-e, foram introduzidos campos novos para adequar a estrutura do XML à novas regras de negócio.

Temos no novo layout a inclusão do campo relativo ao FCP –  Fundo de Combate à Pobreza. Essa inclusão facilitará a identificação do valor correspondente ao percentual de ICMS devido para esse tributo nas operações internas ou interestaduais com substituição tributária do ICMS.

Da mesma forma, temos a inclusão de campo no grupo “Total da NFe” para informar o valor total do IPI (id: W12a) no caso de devolução de mercadoria por estabelecimento não contribuinte desse imposto.

Com isso, temos a eliminação da obrigatoriedade de se informar a placa do caminhão no XML, nas operações interestaduais, ou seja, o grupo “Veículos de Transporte e Reboque” não é mais informado. Como resultado cabe a cada UF estender esta regra nas operações internas.

2. Rastreabilidade de produto

Em segundo lugar, neste novo layout temos a Inserção do grupo “Rastreabilidade de Produto” (Grupo I80).

Em síntese, este grupo permite a rastreabilidade de qualquer produto sujeito à regulações sanitárias, casos de recolhimento/recall, além de defensivos agrícolas, produtos veterinários, odontológicos, medicamentos, bebidas, águas envasadas, embalagens e etc, a partir da indicação de informações de número de lote, data de fabricação/produção.

3. Integração do grupo de informações de pagamento

O campo “Indicador de Pagamento” também muda e passa a integrar o grupo de “Informações de Pagamento”.

Nele, há previsão do preenchimento de dados com os valores de troco, além de ser preciso informar a forma de pagamento – cartão (débito ou crédito), dinheiro, cheque ou vale-alimentação.

Quais empresas precisam emitir NFe?

Para saber se determinada empresa está obrigada a emissão de NFe é preciso consultar as legislações de âmbito nacional Protocolo ICMS 10/07 ou Protocolo ICMS 42/09, que elencam os contribuintes obrigados à emissão da mesma.

Ainda no Protocolo ICMS 42/09, está prevista a obrigatoriedade para emissão de NFe aos contribuintes que, independente da atividade econômica exercida, realizem as seguintes operações:

• Destinadas à administração pública direta ou indireta, inclusive empresa pública e sociedade de economia mista, de qualquer dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;
• Com destinatário localizado em Unidade de Federação diferente daquela do emitente;
• De comércio exterior.

Dessa forma, os demais contribuintes não listados nos protocolos acima devem voluntariamente e gradualmente tornarem-se emissores da nota fiscal eletrônica.

06 Procedimentos para transmitir a NFe corretamente

Agora que você já conhece mais sobre a NFe, separamos algumas dicas sobre processos que você pode implementar em sua empresa para que a NF-e do seu cliente seja emitida e enviada corretamente ao fisco.

Dica 01 – Computador ou dispositivo para emissão de NF-e

Antes de tudo, sem um computador ou outro dispositivo eletrônico com acesso a internet você não conseguirá emitir uma NF-e.

Entretanto, nem todos os softwares permitem a emissão através de qualquer dispositivo eletrônico com acesso à internet.

Alguns softwares emissores de NFe funcionam exclusivamente se instalados no computador ou notebook. Por fim, existem outros que realizam emissões na nuvem e, via de regra, funcionam em qualquer dispositivo.

Dica 02 – Certificado Digital

Semelhantemente, você não poderá emitir uma nota fiscal eletrônica sem o certificado digital.

Existem basicamente dois modelos de certificado digital:

– certificado digital A1;

– certificado digital A3.

O A1 é um arquivo eletrônico que você pode instalar no computador ou em qualquer outro dispositivo compatível para emissão da NFe,

Por outro lado, o A3 é armazenado em cartão eletrônico ou Token. Normalmente, o A3 só pode ser utilizado em um computador.

Existem diferenças de preço e de validade entre os dois modelos. Ambos podem ser obtidos em empresas autorizadas a emitir certificados digitais conhecidas como certificadoras.

Dica 03 – Software emissor de NFe

Para emitir uma nota fiscal eletrônica é imprescindível que você possua um software de emissão.

Até o ano de 2016, o fisco disponibilizava um emissor gratuito de NFe. Entretanto, esse serviço foi interrompido e você precisa utilizar Softwares especializados na emissão da NFe.

Fique atento as funcionalidades do software que você pretende utilizar.

É provável que nem todos permitam que você grave todas as informações cadastrais da sua empresa, clientes e produtos, facilitando assim a emissão de NFe em sequência, sem a necessidade de digitar todos os dados novamente para cada emissão de nota.

Similarmente, nem todos os softwares salvam os cenários de tributação existentes em sua empresa, fazendo com que a cada emissão você tenha que configurar o sistema com as regras de cálculos de tributos.

Desde 2017, o Sebrae assumiu a gestão do software emissor de NFe gratuito, onde qualquer contribuinte pode baixá-lo.

Dica 04 – Cadastro na Sefaz como emissor de NFe

Surpreendentemente, não basta abrir uma empresa, obter a inscrição no CNPJ na RFB, gerar o arquivo XML e transmitir ao Fisco. Por certo, você também precisará obter autorização prévia do fisco para emissão de NFe.

Sem o credenciamento junto ao Fisco, suas notas fiscais eletrônicas serão rejeitadas pela SEFAZ.

Dica 05 – Validação de Dados Cadastrais

Já que a NF-e é emitida on line pelo fisco, os dados cadastrais do emitente da NFe, bem como dos compradores, serão validados pela Sefaz no momento da emissão da NFe.

Assim, é recomendado que antes da emissão da NFe você valide os dados cadastrais tanto do emitente como do destinatário através de validação no Sintegra.

Dessa maneira, você evitará rejeições de emissão pela Sefaz.

06 – Armazenamento da NFe

Por fim, um processo importantíssimo é o armazenamento do XML assinado e com a devida autorização da Sefaz pelo prazo prescricional de 5 anos.

A legislação estabelece o emitente da NF-e como responsável pelo armazenamento da NFe, posto que o extravio ou perda de alguma NF-e sujeita o emitente a sanções pela Fazenda.

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