O SPED Fiscal já não deve ser uma completa novidade para o dono de uma empresa, quer seja ela pequena, média ou grande. Afinal, a escrituração de documentos fiscais deve ser transmitida mensalmente ao sistema do fisco.

Essa obrigação acessória tem como finalidade a escrituração fiscal digital das informações referentes às movimentações da empresa, com consequente apuração de impostos, dentre eles o ICMS e IPI. Isso ocorre por meio dos cadastros dos produtos, dos clientes e fornecedores, notas fiscais de entrada e de saída.

Como resultado, o SPED Fiscal deve ser enviado por empresas do lucro real. As empresas do lucro presumido (sem incidência do imposto sobre a renda retido na fonte) devem transmiti-la também.

Do mesmo modo, as empresas que saíram do simples nacional estadual, após ultrapassarem o sublimite de faturamento de R$ 3.600.000,00.

As empresas imunes e isentas do imposto também podem ser obrigadas a enviar o SPED Fiscal, de acordo com a Instrução Normativa RFB 1.252/2012.

Quais informações transmitir no SPED Fiscal?

O arquivo digital do SPED Fiscal deve conter:

1. Registro de entradas;
2. Registro de saídas;
3. Registro de Inventário;
4. Registro de apuração do IPI;
5. Registro de apuração do ICMS.

As informações acima devem ser incluídas no sistema após passar pela validação do PVA. O Programa validador e assinador deve ser instalado nos computadores que realizam operações relacionadas ao SPED Fiscal.

Lembre-se de que além dessa validação, também é preciso incluir o seu certificado digital nos documentos requisitados.

05 ações para manter o envio do SPED Fiscal no prazo

Certamente, transmitir o SPED Fiscal no prazo evita inúmeras dores de cabeça aos gestores e contadores de uma empresa.

Devido a isso, separamos 5 iniciativas básicas que pequenas e médias empresas podem implementar para manterem a transmissão do SPED Fiscal em dia.

1) Melhore os processos de recebimento de mercadorias

Para manter o SPED Fiscal em dia é imprescindível aprimorar o recebimento de mercadorias em sua empresa.

Além disso, você pode utilizar sistemas que trabalham com a exportação automática de arquivos XML (como planilhas do Excel, por exemplo), que tenham capacidade cognitiva para classificar os CFOPs de acordo com o material, ajudando a escriturar o documento fiscal, contabilizar e atualizar o estoque.

Grande parte deste trabalho é automatizado e você otimiza o seu tempo em relação ao recebimento de mercadorias.

2) Utilize o machine learning

As ferramentas de machine learning ajudam a garantir a qualidade da informação tanto para o fisco como também para as áreas estratégicas e de planejamento da empresa.

O termo, que significa “aprendizado de máquina”, caracteriza um grupo de regras que permite que os computadores “tomem decisões” baseadas em dados, ao invés de seguir uma programação já definida.

Essas características evoluem com o tempo. Portanto, quanto mais você utiliza os sistemas, mais assertivos eles se tornam. Para estudar mais sobre o uso da inteligência artificial na contabilidade, clique aqui. 

O próprio fisco trabalha com o machine learning. Por isso, adaptar a tecnologia à realidade da sua empresa é uma boa saída para garantir que você fique sempre em dia com a escrituração digital.

3) Capacite a sua equipe

Para manter o SPED Fiscal em dia, é imprescindível que você possa contar com uma equipe fiscal e contábil capacitada para agrupar, classificar e enviar os documentos necessários ao fisco.

Além disso, é necessário que esses colaboradores sejam familiarizados com o SPED, isto é, conheçam a legislação tributária e sejam pessoas esforçadas para acompanhar as mudanças que acontecem periodicamente.

Dessa forma, você garante que está sempre de acordo com as regulações fiscais e não corra nenhum risco desnecessário.

4) Utilize a tecnologia a seu favor

Também existem diversas inovações tecnológicas que podem ser utilizadas para ajudar no envio do SPED Fiscal, como é o caso do machine learning que já citamos acima.

Além disso, é possível promover a transição dos processos manuais das áreas de impostos e contabilidade para o RPA (Robot Process Automation), ou seja, sistemas que automatizam os processos que antes eram realizados manualmente pela sua equipe.  

Ou seja, sistemas que automatizam os processos que antes eram realizados manualmente pela sua equipe.

As grandes vantagens da tecnologia são a otimização do tempo de seus colaboradores e maior facilidade ao lidar com os dados fiscais. Consequentemente, garante-se a assertividade das informações e a transparência dos dados compilados.

5) Aprimore as práticas de gestão e Compliance

O Compliance e a segurança da informação são cada vez mais importantes para empresas de diversas segmentos e podem ajudar a reduzir significativamente o risco fiscal da sua organização.

A integração dessas duas áreas com o time de contabilidade é imprescindível para melhorar as práticas de gestão que envolvem o envio da escrituração fiscal digital.

Converse com esses times para aprimorar a integração e garantir o aprimoramento contínuo dos seus processos. 

O que acontece caso eu não envie o SPED Fiscal no prazo?

No quesito “prazo de envio da EFD ICMS/IPI – SPED FISCAL”, não houve consenso e cada UF definiu a sua data.

Como resultado, temos 9 UFs com vencimento no vigésimo dia útil: BA, CE, DF, MA, PE, PI, SP, SC, SE. Além disso, temos 5 UFs com vencimento no dia 20: ES, MS, RJ, RR, SP.

Se olharmos para as multas previstas no Estado de São Paulo, o prazo de entrega do SPED Fiscal é sempre o dia 20 do mês seguinte.

Penalidades

Caso as informações não sejam enviadas no prazo, serão aplicadas as penalidades previstas no artigo 527 do regulamento de ICMS/SP. Dependendo da causa, essas penalidades podem ser:

1.  Multa equivalente a 1% (um por cento) do valor das operações ou prestações não escrituradas, em relação a cada livro;
2.  Multa equivalente a 1% do valor do estoque não escriturado;
3.  Multa no valor de 6 (seis) UFESPs por livro, por mês ou fração;
4.  Multa equivalente a 1% do valor das operações ou prestações não registradas;
5.  Multa equivalente a 1% do valor das operações ou prestações a que se referir a irregularidade;

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